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[点晴模切ERP]为什么企业上了ERP系统,效率反而更低了?

admin
2024年4月28日 22:21 本文热度 304

为什么企业上了ERP系统,效率反而更低了?

毕竟一句“上了ERP,效率反而变低了”并不能概括所有可能的情况——

  • 是某个车间效率变低了,某条生产线效率变低了?还是企业整体效率变低了?

  • 是一线员工还是管理层效率变低了?

  • 是在ERP实施前期效率较低,还是实施后一直萎靡不振?

  • ……

这些背景信息不搞清楚,这个问题可没办法回答全面了。

下面我就从多个维度深入分析,帮助题主解决疑惑——

  • ERP系统本身和实施过程中存在的问题

  • 企业在什么阶段引进ERP系统也很重要

  • 如何正确看待ERP系统与降本增效的关系?

  • 横评+纵评:如何选择ERP系统开发方式

  • 优秀的ERP系统功能展示


一、ERP系统:潜在效率问题

ERP系统上线之后,理想状态下应该能够实现:

下单后计算有没有库存货物?没有存货要生产补货,要计算需要生产多少?生产这些货物对应多少原材料?需不需要备料?备料周期多长?在什么时候哪些原材料到货……

以上这些问题通过资源调整确定后,再交给业务部门(采购、仓储、生产计划、车间部门等)执行,业务执行完成后的数据再打回到ERP中,流向财务端,具体表现在:

  • 销售在线下订单,下订单的时候能能自动联动出该产品的库存,如果产品有货,系统自动给库存管理员建一条发货流程待办;

  • 如果产品没货,自动给生产部门下发生产单;

  • 生产单又能够联动出该产品需要哪些生产原料,自动和库存中的原料数据做匹配,识别原料是否缺货,缺货的话给采购员建一条采购待办流程;

  • 采购收到待办后,会给生产管理员一个预期到货时间,生产管理员能基于原料到货时间去调整排产计划;

  • 然后在预期时间内完成生产,发货,客户收货打款、财务在系统中确认收款,订单完成。

1.系统与实际业务的脱节

然而可能存在系统与实际业务流程不完全匹配的情况,而对系统进行定制以适应特定业务需求,需要额外的时间和资源。下面对3种引进系统的方式的不足之处进行说明——

(1)自主开发

  • 开发周期:必须遵循需求评估、编写代码、联调测试、上线发布等流程,周期以年计

  • 业务适配程度:定制开发,适配程度高

  • 迭代敏捷程度:需要重走流程,以及对需求排期,周期长

  • 成本:人力成本和部署成本高

  • 后期运营:需自主运维,难度大

(2)购买标准化产品

  • 开发周期:可能需要二次开发或者项目人员进场部署软件,周期以月计

  • 业务适配程度:解决标准化需求,难以实现个性化需求,适配程度低

  • 迭代敏捷程度:依赖厂商对需求的排期,周期长

  • 成本:软件购买成本和部署成本高

  • 后期运营:需自主运维,难度大

(3)外包开发

  • 开发周期:受到时间差异、沟通障碍和合作伙伴管理等因素影响,开发周期长

  • 业务适配程度:外包团队可能不了解企业特定的业务流程和需求,ERP系统的定制程度不够

  • 迭代敏捷程度:与企业内部团队相比,可能反应迭代变更的速度较慢

  • 成本增加:如果发生需求变更或沟通问题,可能需要额外投入资源解决

  • 后期运营挑战:后期系统维护、升级和支持可能面临问题,外包团队可能难以提供及时响应和支持

2.系统实施过程中的问题

要实现理想流程的前提是:高精度的数据严谨规范的流程。例如——

  • 产品部门需要将所有产品及其相应的物料清单(BOM)进行彻底整理并上传到系统中;

  • 生产部门则需梳理产品的全部工序以及所需物料;

  • 库存部门则必须对仓库进行全面盘点,记录每件成品、半成品和原料的当前数量,并结合产品清单和物料清单进行数据录入。

简而言之,所有参与物料流转管理的部门都必须对物料编码、精准数据进行统计并录入系统,这才能为ERP系统提供可运算的基础。这一步骤可能耗费至少一个月的时间,这会成为企业运作中的一个瓶颈。

然而,在实施过程中可能存在以下问题——

首先,员工可能不愿意投入精力。例如,生产主管虽然熟悉每个生产工序及其所需人力和工艺参数,但这些数据仅存在于其经验之中,未经过准确统计。此时,要求其迅速整理出大量精确数据,准确度必然不高。

其次,即使数据录入完成,基础产品数据也可能存在错误。例如,在整理BOM物料清单时,可能出现诸多错误,如型号、尺寸、数量等方面的错误。

另外,在企业刚开始应用此系统时,因员工意识不足,员工可能出现数据录入不及时、错误录入或敷衍塞责的情况,导致数据异常,许多企业因担心此类问题会持续存在而放弃了ERP系统的应用。


二、企业在什么阶段引进ERP系统?

ERP系统的功能和优势只有在和具体的企业情况结合起来时才能发挥出最大价值

对于业务系统而言,从设计、上线、使用、运维到废弃的全过程,都会存在着阶段性的不同的痛点,也就是需求要满足。而ERP系统,在各个阶段面对不同类型的需求时会发挥不同的价值。

1.系统开发阶段:业务管理创新工具

小步快跑、快速迭代,跑通业务MVP模型,验证业务价值

业务背景:

  • 需求不清晰

  • 需求变化快

  • 创新研发预算紧缺

  • 试点成本高

第一种作为创新工具,验证业务价值。用户可对一个没有合适系统的场景进行从0到1开发,并跟随业务需求变化不断调整迭代,最终达到稳定使用阶段后,可将该阶段经验复用,规划后续场景的落地方案。在这里各行各业都有一些典型的业务管理创新场景,比如制造业的精益改善、合理化建议;零售业的空中巡店等等。

如果企业是在这个阶段上ERP,那么你口中的效率低很可能是因为以下这些原因——

  • 规范业务流程中的关键环节;

  • 引导用户理清需求,共同进步;

  • 从点到面建设新业务数据看板。

也就是说:

从0到1开发,效率难以快速显现,需要时间成长。

2.系统持续建设阶段:万金油补全工具

统一承接非核心业务的管理需求

业务背景:

  • 大量中基层需求被忽视

  • 数据分析链路断裂

  • 核心系统周边业务管理不落地

  • 边缘业务需求被忽视

  • 业务部门间拉通协作没有留痕

第二种使用方式就是在面对企业已有核心系统但仍存在部分空白场景的情况时,引进ERP系统,满足业务的急迫需求。

这种情况下,可以这样解释“效率低”的问题:

正在梳理新业务线流程,和原有系统对接数据,耗时长见效慢

3.系统老化升级阶段:老系统升级工具

逐步替代老系统功能,打通功能断点,节省文员

业务背景:

  • 无法兼容移动端

  • 数据分析、看板缺失

  • 业务流程无法调整

  • 依赖文员

第三类场景就是面对一些老系统功能不再能支持企业日益增长的需求,需要逐步迁移老系统到新EP系统,完成系统的升级迭代,给业务部门更好的体验。

系统迭代需要设计、开发和测试,员工需要时间来适应新系统


三、企业管理层视角:如何评估ERP效率

1.长期视角:实施初期效率暂时下降

ERP系统的实施初期常伴随着效率下降,这种情况通常是暂时的。

因为ERP不仅是一个技术性工具的应用,更是一种战略性的业务改变,它需要管理者和员工逐步适应和完善。

通过全面数据整合、流程标准化和优化,ERP系统能为企业提供更准确的决策支持和业务增长所需的弹性支持,长期收益和益处是显而易见的。

举个例子,一家制造公司在实施ERP系统后,初期可能遇到员工培训和流程调整导致的效率下降。然而,随着时间推移,ERP系统整合了销售、生产和库存的信息,使得:

  • 管理层能够更迅速地获得关键数据,并从中做出更准确的预测和决策;

  • 生产部门通过ERP系统更好地管理原材料的库存,有效调整生产计划以适应市场需求的变化;

  • 这样的优势使得公司在长期内能够更灵活地应对市场挑战,实现更高效的运营和持续的增长。

2.全局观念:公司层面效率大大提升

个别部门或车间的效率下降并不代表整体效率下降,ERP其实是提高企业管理能力的工具、方法、和策略。因此,ERP系统提升的是企业管理的效率,而不是一线员工的。

ERP系统是为管理者服务的,为管理层服务的。不是为操作层服务的。

❌以前手工管理,管理层管无所依、理无所据,所以操作层很方便,但对管理层而言,就是瞎子摸象、说的简单点,凭经验“瞎”管。

✅有了ERP系统后,对于一线员工来说,上ERP短期内是增负的事情,原本一个电话、一条微信打个招呼就能解决的事情,现在需要用手机或者电脑,对所有经手的业务进行统计、填表,填的不规范或者漏填了还要被罚;但对管理者来说,这些数据、流程规范之后,想看什么数据就非常方便,还能通过数据去调整企业运营动作,很多之前找不到原因的问题可能也就迎刃而解了。


该文章在 2024/4/28 22:21:44 编辑过
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