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如何合理使用基础资料编码规则

admin
2010年6月27日 17:41 本文热度 5961
一、基础资料的编码原则:[br]1、 防止重码 重码指同一明细项目(如客户)在基础资料中有2个或以上代码或名称[br]基础资料中供应商、客户、物料极易出现重码。为防止重码应注意:对于同一项目尽可能只让1至2人有增加权限,增加时尽可能使用标准名称,客户、供应商以公章为准,物料以物资管理部门规范的为主;在按f7查询时尽可能使用搜索功能后,再增加;发现重码后尽可能将后增加的资料删除。[br]管理员知道有重码时,要及时删除多余的,使用后不能删除的,要查看重码资料已使用情况,将重码资料修改为一个,其他的就可删除了。[br]2、 留有余地 在编制基础资料时,其代码尽可能留有余地,以便以后将相同或类似的资料编在一起。如:我们将武汉广场编为42.001,武汉钢铁厂编为42.002,后面还有42.003等,那么以后我们新增武汉商场不能设为42.002了,而为了管理方便,两商场在一起应是好得多,所以我们将代码留下一定的空间。[br]3、 级次要合理 我认为不宜一平到底,从1号编到最后,而应该根据其特点分有级次。[br]4、 编码要简单 编码的目的在于将物料化繁为简,便于物料的管理,如果编码过于繁杂,则违反了编码之目的。因此物料编码在应用文字符号或数字上应力求简单明了,这样可节省阅读、填写、抄录的时间与手续,并可减少其中的错误机会。[br]5、 编号要单一 理解物料单一性时要有一定的原则,同一物品如为不同厂家生产的应为同一物料编号;如果出现不同物料又使用同一编号的,需与管理员协商后通知所有操作员,例如:电脑。严格说来,只要电脑的配置不一样,其代码就应不一样,但如果管理要求只分便携机、品版机、兼容机,那么少编几个也未偿不可,这种情况必须通过辅助帐或备注来补充说明。此外,对于同一物料既有外购的,又有自制的,由于其很多业务处理及性质不一样,应作为两种物料代码。出现上述特殊情况时,应与管理员协商后方可确定,并由提议人通知各相关人员。[br]6、 规则性 很多同类物料其规格型号有判别且有一定的顺序,那么编码时尽量按一定的规则从大到小或从小到大,如将5mm、10mm、20mm的螺丝等按序编号。[br]7、 各部门协调性 在客户编码上一定要取得销售部门的支持,供应商及物料编码一定要取得供应部门的支持。[br]二、物料编码的方法[br][br]目前工商企业所采用的物科编码方法,主要有下列几种:[br]a、阿拉伯数字法[br]阿拉伯数字法,是以阿拉伯数字作为物料编码的工具,采用以一个或数个阿拉伯数字代表一项物料。这种方法容易了解。以阿拉伯数字做物料编码的,较常见的有下列几种:[br]1.连续数字编码法[br]连续数字编码法是先将所有物料依某种方式大致排列,然后自1号起依顺序编排流水号。这种物料编码方法可做到一料一号,只是顺序编码除显示编码时间的先后,往往与所代表项目的属性并无关联。因为新购物料无法插入原有排列顺序的料号内,例如: 1078为3/8“×3/4”之六角铁制带帽螺栓,而新购的六角铁制带帽螺栓为3/8“ ×1”,其物料编码无法插入(因过去没有库存或采用这种物料,故无编码),故只好编以最后一个号码8974。两种物料本应排在一起,现在物料编码相距如此遥远,在物料管理、仓储管理上很不方便。[br][br]2.分级式数字编码法[br]分级式数字编码法是先将物料主要属性分为大类并编定其号码。其次再将各大类根据次要属性细分为较次级的类别并编定其号码,如此继续进行下去。在分级式数字编码法中,任一物料项目只有一个物料编码。[br]表一为三种属性的阶级式数字编码法,这种方法的优点一方面显示编码的规律性,一方面达到一物料项目仅有一编码的目标,其缺点是无用空号太多,一方面显得浪费累赘,另一方面常导致物料编码位数不够用。[br][br]来 源(大类) 材 料(中类) 用 途(小类)[br]1 = 自制 1 = 非铁金属 1 = 零部件[br]2 = 外购 2 = 钢铁 2 = 包装用料[br]3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 办公用品[br]4 = 化学品 [br][br]3.区段数字编码法[br]4.国际十进分类数字法(u. d. c. )[br]所谓国际十进位分类法是将所有物料分类为十大类,分别以0至9之数字代表之,然后每大类物料再划分为十个中类,再以0至9之数字为代表,如此进行下去按金字塔pyramid形态展开。其情形如下:[br]6 应用科学[br]62. 工业技术[br]621. 机械的工业技术[br]621.8 动力传动[br]621.88 挟具[br]621.882. 螺丝、螺帽[br]621.882.2 各种小螺丝[br]621.882.21 金属用小螺丝[br]621.882.215 丸螺丝[br]621.682.215.3 平螺丝[br][br]采用国际十进分类的物料编码,如编码编至三位数字之后仍须继续延长时时,即应加以“.”符号以表示划分,国际十进分类法可无限展开,任何新物料之产生均可插入原有物料编码之系统而不混淆原有之物料编码系统,国际十进分类法所能运用之符号只有十个(0-9),故使编码趋长而又无暗示作用,实在美中不足。[br][br]b、英文字母法[br]是以英文字母作为物料编码工具的物料编码法。英文字母中i、o、q、z 等字与阿拉伯数字1、0、9、2等容易混淆,故多废弃不用,除此之外,尚有23个字母可利用。如以a代表金属材料,b代表非木材,c代表玻璃。以aa代表铁金属,以ab代表铜金属......,英文字母在我国已经相当普遍,是可用的物料编码方法。[br][br]c、暗示法[br]暗示编码法是指物料编码代表物料的意义,可自编码本身联想出来。暗示编码法又可分为:[br]l 字母暗示法[br]l 数字暗示法[br][br]1、英文字母暗示法:[br]从物料的英文字母当中,择取重要且有代表性的一个或数个英文字母(通常取主要文字的第一个字母)做为编码的号码,使阅读物料编码者可以从中想象到英文字文字,进而从暗示中得知该物料为何物。[br]例如: [br]vc=variable capaciter(可变电容器) [br]ic=integrated circuit(集成电路)[br]sw=switch(开关)[br]2、数字暗示法:[br]直接以物料的数字为物料编码的号码,或将物料的数字依一固定规则而转换成物料编码的号码,物料编码的阅读者可从物料编码数字的暗示中得悉该物料为何物。[br]物料编码代表的意义:[br]例1:电阻值的编码[br]编码 电阻值[br]005 0.5ω[br]050 5ω[br]100 10ω[br]101 100ω[br]102[br]103 10,000ω[br]104 100,000ω[br]105 1,000,000ω[br][br][br]例2:钢筋直径的编码[br][br]编 号钢筋直径[br]12 12mm[br]16 16mm[br]19 19mm[br]25 25mm[br][br]d、混合法[br]混合法物料编码系联合使用英文字母与阿拉伯数字来作物料编码,而多以英文字母代表物料之类别或名称,其后再用十进位或其他方式编阿拉伯数字号码。这种物料编码方法较十进位采用符号较多,故有不少公司乐于采用此种方法。[br][br]四、我推荐使用的物料编码方法[br]我推荐大家使用以十进分类数字法为主的混合法,其方法是将所有明细物料均设为三至四级(所有物料代码长度一致),所有代码均以数字表示,第1级1位数,主要分外购材料、产成品、半成品、虚拟件(供制作bom使用)等,第2级2位数,表示其大类,第3级2位数,表示小类,第四级3位数,表示明细项。[br]编码长度的原则是第1级1位、类别2位、明细3位,否则根据实际情况增减级数。[br]不论某一具体物料是否够最长级数,都要设成一样的级数和长度,这样在仓存系统等中使用分级汇总时就可以看到你意想不到的效果,能够看到不同大类、小类的汇总结果。[br]在用数字编码的过程中,适当考虑不同型号的物料顺序和留有空间等原则。[br]需要指出的是物料代码可随时更改,以解决部分编码不能满足你的需要的情况,此外,k3系统还有更改上一级代码后,原来属于其下一级的代码都随之更改。[br]列举一例:1.01.01.005分别表示外购物品、元器件、电容、***号电容[br]1.01.02.100分别表示外购物品、元器件、电阻、***号电阻[br]在我公司进行编码规则讨论时,有人建议按产成品来分类,为生产某产品的原材料、自制半成品为同一类;有人建议加上字母来表示类别或明细;有人建议不需分级次按简单顺序编号。这些后来都没通过,而使用了上述模式。[br][br]五、我推荐使用的供应商编码规则[br]在供应商代码问题上,当时主要有两种意见:一是按行政区域分两级,另一个是按供应不同的物资来分类(主要供应我们元器件还是其他),然后按行政区域划分共分三级。开始按第二种方式进行,运行半年后,发现这种方式不便工作进行,改为第一种方式。[br]我们的分级很简单,即第1级用数字来表示省份,数字为每个省的标准代码(即每省身份证前2位),第2级为明细。没有采用常规的字母加数字方式,如bj001代表北京某单位。[br]同样在供应商分级上也有好处,我们通过分级,在查看供应商欠款时能够清晰地看到上一级某省的欠款情况。[br]六、客户编码规则 同供应商编码规则[br]七、部门和职员[br]部门的编码有两种:第一是直接编到明细单位,哪些单位是明细单位由大家自行判断;第二是分级,如公司下设厂、厂下设车间、车间可能下设班组,我认为两种方式都可取,没有特别之处,习惯而已。[br]很多单位职员已经有了编码,可以参考,但不必完全一致。我在设置职员编码的时候分了级,级次是以该职员所在单位为类别的。[br]我建议部门和职员还是用数字来编号,职员可考虑除数字编号外加上其姓名的拼音,但拼音代码必须统一为三位,不足三位的,后一位用o或其他字母代替。

该文章在 2010/6/27 17:41:12 编辑过
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