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OA行业陷入困局,前行之路在何方?

Ccoffee
2010年6月29日 15:43 本文热度 7994
[p]oa目前没有一个明确的定义。从广义上说,凡是能够提高办公效率的计算机系统(软件、硬件)都可以称作oa(office automation system)。一般而言,oa被看作一种以计算机应用为基础、以网络应用为核心、将日常办公工作信息化的软件。[br]  oa历时以久,我借鉴了一些资料,将oa按照应用的不同层次作了一个简单的划分:[br]  第一代oa是以数据为核心的传统mis系统,应用基于文件系统和关系型数据库系统,以结构化数据为存储和处理对象,强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把it技术引入办公领域,提高了文件管理水平。但是,这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力,因而其“自动化”程度是有限的。[br]  第二代oa是以工作流为中心的办公自动化系统,以工作流为中心,以e-mail、文档数据库管理、复制、目录服务等技术作支撑。第二代oa包含众多实用功能和模块,实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。[br]  第三代oa建立在企业internet平台之上,旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理,使企业每一位员工能够在协作中不断获得学习的机会。同时,有部分厂商提出“协同办公”理念,注重沟通、协作、知识管理和应用支持等等。[br]  目前国内的oa系统的研发和应用都处于第二代和第三代的阶段。[br]  当前oa普遍存在的一些问题:[br]  oa自出现以来,确实很大程度的改变了人们的办公方式。随着办公需求的深入,计算机软、硬件发展水平的提高,oa软件出现越来越多,功能也越来越强大。但是,据我们调研,无论是政府还是企业,对这些oa的使用却并不尽如人意。很多单位花费大量财力和人力,应用了更强大的oa系统,但用户使用到的功能并不多,使用的程度并不够,使用的效果并不好,对当前当前oa的满意度严重不足。这些问题,不是某一个提供商、某一款软件存在的问题,而是整个oa行业的问题。原因何在?我认为,当前oa行业普遍存在以下几个方面的问题:[br]  [br]  1、当前oa试图将日常办公的全部事务硬性搬迁到计算机平台[br]  在当前oa的设计中,越是强大的系统,功能越繁杂。即使是一个小型oa系统,包括诸如电子邮件、在线短信、手机短信、电子公告、电子论坛、网上审批、公文处理、文件管理、会议管理、档案管理、日程安排、会议安排、活动安排、人事管理、物品管理、图书管理、车辆管理……等等无法罗列,不计其数。造成的结果是:一级菜单下面带二级菜单,二级菜单下面带三级菜单,仅仅找到某一项功能就会花费不少功夫,更不知多出多少根本就使用不到的功能。[br]  大型oa更是复杂,不仅具备以上功能,而且可以进行流程的定制、表单的定制、甚至数据字典的定制等等。另外,还可能包括一些概念上的东西,如协同办公、知识管理等等功能。这些功能,即使是一个计算机相关的专业人士,培训后也未必能掌握,更何况oa大部分的使用人员是仅仅对计算机日常使用较熟悉的人士。有些大型oa还分多种解决方案,诸如:集团解决方案、政府解决方案、企业解决方案等等,每种解决方案甚至还会对不同的行业进行划分等等。[br]  总之,当前oa功能上繁多,使用上复杂。造成这个问题的原因是:当前oa试图将日常办公的全部事务硬性搬迁到计算机平台,没有做任何系统化的归纳和整理。而我认为,日常的工作确实有很多,但不一定都需要搬迁到计算机上来实现;而很多工作,可以根据计算机的特性和工作本身的内容进行一定的归纳和整理来整合,而不能一味的简单的将该工作在计算机上实现。[/p] [p]2、当前oa试图将工作中的流程硬性搬迁到计算机平台[br]  从第二代oa开始,工作流就是当前oa设计的重中之重,甚至出现了一些专门为oa提供工作流引擎的公司,甚至还出现了一个工作流国际标准机构(the workflow management coalition ,简称wfmc)。[br]  工作流包含很多内容,诸如:分支、回转,异或分支、与分支,同步合并、非同步合并,后退、文件回收等等方式;包括流程监控:管理员及发起者审阅者方便查看流程流转到哪一步;处理人设置:设置具体用户(含代办),部门,岗位,关系(上个步骤操作者的同一部门的某岗位);固定流程与自由流程方式:根据不同组织机构的管理方式,提供不同方式的流程流转方式;流程提醒:流程进行到某步骤后,提醒该用户处理文件;锁定保护:当文件被多人会签时,可自动短时间锁定该文件,防止被他人修改提交后覆盖;流程步骤执行自定义应用程序:可潜入某个自定义的程序来加强某个步骤的执行效果;条件判断:可根据表单某个字段的值来选择下一步流转方向等等。[br]  以上内容,即使是计算机专业人士,需要多少时间才能学会和掌握?更何谈真正在办公中良好的应用呢?[br]  出现这个问题的根本原因:当前oa试图将工作中的流程硬性搬迁到计算机平台。日常工作中,确实有很多流程,但这些流程是根据工作的需要而出现的,很多时候不需要预设也无法详尽的预设;甚至是同一种类型的工作,在不同的情况下工作流程也有区别;现实生活中,原定的工作流程常常因为意外的原因而变化;等等。当前oa很难将现实中的工作流程完全预设;即使是强大到任意设置流程的oa,即使用户学会了在oa中如何设置繁复的流程,那么用户在oa中设置流程所花费的巨大时间成本,也会让当前oa的流程形成鸡肋。[br][br]  3、当前oa试图改造现有办公方法甚至管理理念[br]  由于设计理念的问题,当前oa很难在客户单位真正有效的得到推行。此时,当前oa往往把责任归结于领导未能给予足够的重视。很多oa提供商对oa实施的要求第一点就是领导重视、带头使用。诚然,领导的重视和模范作用确实能在很大程度上推动用户的使用,但如果oa本身应用上无法满足用户需求,那么即使领导的力度再大,oa也无法得到切实有效的利用。事实上结果往往会演变为:领导也会发现当前oa从根本上就很难在单位中实施。[br]  针对于此类情况,有些当前oa提供商又提出了新的概念,有的oa提供商号称其oa软件融进了先进的管理理念,用软件协同管理的提升;有的oa提供商更是明确表示:他们不是销售软件,而是销售管理理念;甚至有的oa提供商同时也提供管理咨询的业务。(种种oa提供商的手段,我们是不是可以理解为一种潜台词:如果一个单位无法使用其oa产品,那说明这个单位的管理理念有待提升?)有些客户被这些概念所迷惑,不仅购买了oa软件,还采用了一些oa提供商提出的管理办法,结果不仅oa软件没有给他们带来期望的效益,连原有的秩序良好的办公体系也受到影响。[br]  出现这些问题的原因,是因为在oa软件无法得到用户的肯定后,当前oa提供商没有在自身产品上查找问题的根本原因,而是试图改造现有的办公方法甚至管理理念,这种做法无异于削足适履。常规的办公方法和管理理念能够正常的运行,自然有其存在的道理;即使可能存在一定的问题,其改良也必须是渐进式的;而当前oa试图用革命式、一刀切的思路去改革现有体系,无疑会失败。同时,oa提供商是一家软件公司,其在管理学上未必有太多的研究,却鲁莽的向客户提供管理方法,也是极不负责任的。再者,管理学本身就是一个众说纷纭、百花奇放的局面,某些oa提供商却企图用单一的理论来指导工作实践,是否过于局限了一些?[br][br]  4、当前oa将工作重点着眼于岗位,而不是“人”本身[br]  传统的oa中,权限设计也是一项非常重要的功能。一个oa的用户,可能是普通的工作人员、或者部门主管、或者单位领导,等等类型,那么这个用户在oa中具备的权限也就不同,在oa中能做的工作也就不一样。当然,从软件设计的角度来说这是很平常的设计。[br]  但是,组成一个办公环境的核心是“人”本身,而不是“主管”、“领导”、“员工”等等称谓的“岗位”。“岗位”是死的,其工作职责是明确的,岗位不会出差、生病、升迁、免职……,岗位无法做岗位以外的任何工作,等等;“人”是活的,其工作的内容也许随时在变化,人会产生各类特殊的情况,同时人在工作上又有很强的自适应性,等等。当前oa在设计上是面向岗位的(虽然很多当前oa是调整人员岗位的功能,但当前oa本身的工作机制仍然是面向岗位的),所以在面向弹性很大的“人”来使用时,当前oa显得非常的力不从心,于是出现:用户单位抱怨oa使用不够灵活,oa提供商抱怨用户单位管理不够规范。[br]  出现这种情况的原因是当前oa将工作重点着眼于岗位,而不是“人”本身;过分注重了用户权限的分配与限制,没有一套行之有效的权限宽泛化机制和用户信任机制。从理论上来说,只要软件系统拥有权限修改功能,面对权限的任何变化时系统都能适应,所以当前oa有了权限修改功能就觉得万事大吉了;但在现实工作中,权限修改不是一种解决方案:管理员没有时间去做很多细致的权限修改,也无法验证用户提出的权限修改是否必要,更不能保证随时响应用户的要求;从根本上来说,管理员这一岗位也是由“人”来组成的。[br]  [br]  5、当前oa对于资料的管理趋于混乱,知识管理沦为空谈[br]  在当前oa中,不同的信息是以不同的结构(如email、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档等等)在不同的数据库、主机、文件服务器、应用系统上存在,而这些系统缺乏相互连接的信息渠道,数据被封存并缺乏应有的关联,数据本身结构上又缺乏统一性和规范性,难以被计算机集成处理,从而给单位获取有用信息带来很大的障碍,长期下来,文档、资料的管理越来越困难。这就是大家常说的“信息孤岛”。[br]  面对这种情况,一些oa提供商提出一种“知识管理”的概念。知识管理包含所谓的知识积累、知识分享、知识的评估等等,然而根据我们调研,甚至一些务实的oa提供商自己也承认,知识管理也就是以前oa软件中的文档管理,或者叫档案管理而已,甚至功能还没有档案管理等强。况且很多oa提供商根本没有真正研究知识管理的内涵,仅在功能菜单上加了一个知识管理的模块,不但没有解决原来的信息孤岛问题,反而制造了新的信息孤岛。当前oa对于知识管理停留在了概念上、口号上。目前在我们所调研的几十家国内oa中,包括一些号称知名的oa,没有一套oa系统中所谓的“知识管理”能在理念上或者技术上有所创新,更多的是一种炒作。[br][br]  6、当前oa绝大部分采用web方式,极大的降低了用户体验[br]  当前市场上的当前oa,几乎100%采用了web方式(b/s架构)。当然,web方式有其自身的优点:实施方便、维护简单、界面友好等等,在很多项目和系统中也得到了非常好的体现。然而,具体到oa这一行业软件时,web方式是否是最合适的方式,还有待商榷。[br]  首先,办公事务中有大量的文档、表格等内容需要处理,现行的web技术上也能处理,但仍然在速度上、易用性上与桌面应用程序(如word、excel等)有着很大的差距,根据我们调研,即使web页面直接调用了word控件,在速度上、稳定性上仍然非常不足,用户更愿意直接使用word办公。[br]  其次,oa系统中往往有一些日程安排、工作提醒、即时信息等等内容。采用纯web方式,用户必须打开浏览器(ie等),进入oa站点,登录后才能获取。而在日常办公中,可能很多人没有打开浏览器的习惯,即使打开了,也常常在处理完工作后随手关闭浏览器。这时oa的工作提醒、即时信息形同虚设。即使因为领导的要求必须在工作时间打开浏览器登录oa,并且不去关闭它,由于web采用的技术是基于无连接的,其保持在线的技术是采用刷新的方式来模拟,在实际工作中,常常会发生刷新包丢失的情况,导致用户自动掉线。同时,有一个ie的窗口一直打开在用户的桌面上,对用户的其他工作也会产生影响。[br]  另外,工作中用户往往需要处理较大的文档、文件,采用web方式的oa处于文件的方式只有“上传”一种。web中的上传会因为服务器的原因而受到很多限制(如iis默认情况下就限制上传的文件最大只能2m);基于无连接的web技术处于上传文件也非常麻烦,很难实现对上传过程中文件状态的显示和控制;web文件上传的性能也非常的差,上传过程很容易出错,而且没有异常处理机制,一旦出错就只能重新上传。[br]  总之,由于web技术是基于无连接的,在日常办公实时性要求非常高的场合,是非常不适合的;而当前oa为了简化开发、一味的追求流行而普遍采用web方式,极大的降低了用户体验。[br][br]  7、当前oa在设计上无法适应特殊的应用环境[br]  当前oa对于特殊环境考虑的比较少,有些oa会考虑到内外网等一些特殊情况,但具体到某些单位的特殊情况,几乎没有一套oa能够在应用上适合。[br]  由于很多特殊情况都有比较特殊的原因,这里就不展开讨论了。[br]  [br]  下一代oa,会变成什么样子?[br]  既然写了这么多问题,我心里当然已经有了一些不是非常成熟的思路。这些思路,可以从上文中看出一些端倪;但是关于下一代oa的整体想法,却与当前oa的角度完全不同----这也是我敢将本文向大家公布一部分的原因。我会继续将我的思路完善,并初步实现后与大家分享,时间可能会有点长,敬请期待,谢谢![br][/p]

该文章在 2010/6/29 15:43:17 编辑过
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