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Ccoffee

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楼 顶 

 关于工作联络单或工作流审批之后文件留档的问题


工作联络单或者工作流程,那些需要走流程的文件,领导只是在oa批示,但是附件里的文件只是文档,没有真的在上面签字,这些文件怎么留档保存呢?
 
 
点晴OA:工作联络单与工作流都是为了加速审批环节,但一些必须留档的纸质票据、受控类文件事务还是需要集中补签,存档

  离 线  2013/3/19 17:28:11 

admin

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A9 楼 
 


对于此类有硬性规定需要纸质文档留存备查要求的审批(例如:财务费用审批、ISO文件发布等),按照我们之前的经验,为了充分发挥OA系统的优势,可以先在OA系统里面完成工作流的审核,事后再安排在月底一次集中要求审批者补签书面纸质文档的方式来留存备查。

  离 线  2013/3/19 17:32:40 

mzllm

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A8 楼 
 


据我使用OA的经验,楼上所说的涉及到电子签名的问题,电子签名可以在流程上批示签名,同时,电子签名也可以应用到附件的文档中,包括审批人对附件文档修改的记录,和电子签名。流程建立的时候一般都会设立一个归档部门,所以审批完成后会转到归档的部门进行归档。对于归档的文件,可以供申请查阅。如果需要纸质归档的,直接打印归档。电子签名和手写签名具有同等效力。
一个月后打印流程集中审核这种方式不科学,也不实际。

  离 线  2013/3/21 12:12:19 

admin

积分:75727
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A7 楼 
 


要明确一下,电子签名和手写签名是肯定不具备相同的法律效力的,国家目前的法律只100%承认盖章和签名的书面文档,对于电子证据不是100%承认的!
我们上面所说的手工书面签名留存是国家管理机关硬性要求的,例如:报销单、采购单等涉及到企业资金流向的原始凭据必须经申购人、审批人手工签名,税局查账或审计部门做审计报告时是要求一定要提供原始手工签名凭证的,所谓的电脑中的电子签章在现行政策下是100%无效的,不管你的IT系统有多强大、电子签章多逼真,都必须打印成纸质文档手工签名备查!
 
除此之外的其他文档是否有电子签章、或纸质书面签章其实都意义不大!原因是既然使用了IT系统,就已经默认了这种审批方式在企业内部的有效性,和是否有电子签章无关,电子签章的保存始终还是采用密码的(不要说那种手写的,如果不是专用电子写字板,用鼠标写的那种简直就是儿戏,那种更容易伪造!),所以在系统有安全性保障的前提下使用人必须确保自己密码的安全性,并需要为自己密码的泄密承担相应的后果。
 
其实点晴OA系统的Office控件中也有电子签章功能,基于以上原因,并且电子签章的加入将会大大增加系统的使用复杂度,对于中小企业而言是一个华而不实的噱头,所以我们特意屏蔽了电子签章功能。
 
对于ISO文件等有书面签名要求的,我们建议现在OA系统中完成审批,事后再补签书面签名以备ISO等管理场景下查询、审核,也可以修正公司的ISO文件的管理制度,说明是采用电子流审批的,这个也是可以的。
如果是涉及到国家政策和法律层面的文档审批,例如上面说的报销单、采购单等,为了提高企业内部的运作效率,可以现在OA中完成审批后进行相关的工作,但事后还是务必按照国家管理机构的要求补签相关单据,以避后患。

  离 线  2013/3/21 16:29:48 

mzllm

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A6 楼 
 


据我了解,电子签名是具有法律效力的。在中国早在2004年就颁布和实施了中华人民共和国电子签名法。这个是在法律层面的。另外,OA更多的应用在公司内部层面,公司领导的电子签名,公司层面认可即可,在流程审批上有领导的电子签名和OA帐号是实现双重加密,就算取得了领导的OA帐号密码,没有领导的电子签名,在审批上也是无效的。这比单单的OA密码保护要安全,况且电子签名是个性的签名,总打字出来的可信性也更高。现在一般公司的做法是OA走流程,最终的报销单据用手签字就行了。

  离 线  2013/3/22 13:54:18 

admin

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A5 楼 
 


电子签名具有法律效力的前提条件是符合国家法规要求、向国家相关主管部门申请经过审核通过才能开展这项服务,而且电子签名也是有使用范围的,例如涉及到企业做账方面的单据税局是肯定不认电子文档的,通常而言的电子签名一般是用户企业和用户、企业和企业之间的(B2B、B2C)。
 
这些明显就和我们现在提到的中小企业内部OA系统所用的电子签名是两码事,所以,OA系统的电子签名对于用户而言是锦上添花、对于电子签名开发商而言是忽悠企业花钱的道具。
 
安全性并不是问题,很多方法可以实现更高级别安全性的,例如:动态密保卡、二次动态密码认证、登录时手机短信提醒、登录密码失败手机短信提醒、系统完整的操作日志等,点晴OA中部分高保密要求的模块就是采用了这些方法的,这些都不需要额外的费用支出和安装插件的。

  离 线  2013/3/22 15:04:44 

mzllm

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A4 楼 
 


OA本身就是方便企业内部协同办公的工具,是为了提高办公效率而存在的,如果在OA上走了的流程,还得在实际环境中再去走一次签名的流程,我觉得这是一个倒退。另外,电子签名技术也已经非常成熟。我觉得要进步就是一种不断尝试新事实的过程。而不是为自己的不足找理由。

  离 线  2013/3/22 15:06:20 
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